Archiwizacja

W ramach prowadzonej przez nas działalności zajmujemy się archiwizacją i przechowywaniem dokumentacji.
Swoją ofertę kierujemy nie tylko do syndyków i likwidatorów, ale również do prężnie działających firm, które odczuwają potrzebę fachowej pomocy w zarządzaniu i porządkowaniu swoich akt.
Wszelkie wykonywane przez nas prace są prowadzone przez wysokiej klasy specjalistów z dziedziny archiwistyki, przy zastosowaniu najnowszych technik zarządzania dokumentacją.

Oferta dla syndyków i likwidatorów

Pomorska Agencja Finansowa – Toruń Sp. z o.o. świadczy usługi dla syndyków i likwidatorów już od dłuższego czasu. Dzięki temu zdobyliśmy doświadczenie niezbędne przy tego rodzaju współpracy.

Chcemy zaproponować Państwu nasze usługi w zakresie archiwizacji i przechowywania dokumentacji oraz obsługi byłych pracowników upadłych bądź likwidowanych przedsiębiorstw.

W ramach usługi archiwizacji proponujemy Państwu sklasyfikowanie dokumentacji według obowiązujących przepisów, uporządkowanie, spisanie i przeprowadzenie szczegółowego brakowania. Akta podlegające jeszcze przechowywaniu zostałyby przepakowane w teczki i pudła zabezpieczające przed kurzem i światłem. Natomiast akta niepodlegające już przechowywaniu zostałyby zniszczone zgodnie z obowiązującymi procedurami.

Dokumentację przechowujemy w naszych magazynach mieszczących się w Toruniu przy ulicy Ceramicznej 6E. Zostały one wyposażone we wszelkie wymagane przepisami instalacje zabezpieczające oraz spełniają wszystkie normy ustalone dla przechowawców akt osobowo­płacowych. Przejęte akta zawsze zgłaszamy Archiwom Państwowym oraz Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych.

Co roku dokonujemy oceny przechowywanych przez nas zasobów i wydzielamy z nich dokumentację, dla której upłynął już czas przechowywania. Jest ona później niszczona, o czym zawsze powiadamiamy zainteresowane strony, dostarczając im protokół zniszczenia.

Prowadzimy obsługę byłych pracowników przedsiębiorstw, których akta przejęliśmy (wydawanie zaświadczeń i kopii akt osobowych w celach emerytalno-rentowych). Składanie wniosków o zaświadczenia oraz samo ich wydawanie odbywa się albo drogą pocztową (w tym przypadku miejsce zamieszkania osoby wnioskującej nie ma znaczenia), albo poprzez bezpośredni kontakt z osobą zainteresowaną (w naszej siedzibie w Toruniu).

Całość prac jest wykonywana szybko i fachowo, a ceny usług są niskie w porównaniu z konkurencją. Zawsze są one ustalane indywidualnie, po szczegółowym zapoznaniu się z aktami w siedzibie klienta. Obejmują one wszystkie koszty powstałe w trakcie archiwizacji, transportu, a także opłaty za cały konieczny okres przechowywania akt.

Oferta dla firm

Mogłoby się wydawać, że w świecie, w którym komputery opanowały już w zasadzie każdą dziedzinę życia nie ma miejsca dla dokumentacji papierowej. Jednak praktyka uczy, że ideały pozostają ideałami, a życie życiem. Bardzo często duża ilość zgromadzonych przez lata dokumentów zaczyna budzić coraz większe negatywne emocje. Przecież nie dość, że poruszanie się w gąszczu paczek i segregatorów w celu odnalezienia tej jednej bardzo potrzebnej kartki, nastręcza duże trudności, to miejsce które zajmują można by przeznaczyć na inny, bardziej użyteczny cel. Pomieszczenia zawalone stertami papierów można przecież wykorzystać jako pomieszczenia socjalne czy miejsca do pracy, co znacznie ułatwi pracę firmy. Dodatkowo fakt, że każdy dokument można odnaleźć i otrzymać w bardzo krótkim okresie czasu (ok. 1h) podnosi ogólną wydajność pracy. Pracownicy mogą skupić się na wykonywaniu swoich obowiązków bez konieczności wielogodzinnych, a czasem wielodniowych poszukiwań.

Pomorska Agencja Finansowa – Toruń Sp. z o.o. pragnie zaproponować Państwu współpracę w zakresie archiwizacji i przechowywania dokumentacji. Wygląda ona następująco:
Usługę archiwizacji i przechowywania akt świadczymy na podstawie umowy dwustronnej zawieranej na czas nieokreślony, z trzy miesięcznym okresem wypowiedzenia.

Akta zostają przewiezione do naszej siedziby, gdzie są porządkowane. Porządkowanie obejmuje wypięcie dokumentacji z segregatorów i teczek, przesznurowanie, dokładne opisanie i umieszczenie w pudłach archiwizacyjnych. Aktom nadaje się kategorie archiwalne określające okres czasu przez jaki powinny być przechowywane (np. B5 – pięć lat), a następnie po spisaniu umieszcza na półkach.

Opłata za samą archiwizację jest liczona według udostępnianego na żądanie klienta cennika. Wyceny dokonuje przedstawiciel naszej firmy po oględzinach akt u klienta. Cena całkowita usługi zostaje wpisana do umowy.
W obecności przedstawiciela klienta dokonujemy pomiaru ilości akt na półkach. Ilość wykazana pomiarem staje się podstawą do naliczania miesięcznej opłaty. Płatność odbywa się na podstawie wystawianej pod koniec miesiąca faktury.

Raz w roku dokonujemy przeglądu przechowywanej dokumentacji pod kątem konieczności jej dalszego przechowywania. Spisy dokumentacji, dla której upłynął już okres przechowywania, są przedstawiane klientowi, który podejmuje decyzję o zniszczeniu akt lub dalszym odpłatnym ich przechowywaniu.

Dostęp do akt może odbywać się na kilka sposobów:
Dokumenty przesyłamy faksem w ciągu 1 h od zgłoszenia zapotrzebowania przy założeniu, że nie będzie to więcej niż 5 stron tekstu (za opłatą), dokumenty są skanowane i przesyłane pocztą elektroniczną w postaci zaszyfrowanej wiadomości w czasie do 1 h (1 – 20 stron tekstu) lub do 5 h (21 – 200 stron tekstu) całkowicie bezpłatnie, dokumenty są przesyłane pocztą (przesyłką kurierską) z przerzuceniem kosztów na odbiorcę (możliwość otrzymania przesyłki nawet w dniu złożenia zapotrzebowania) w ilości możliwej do przesłania, dokumenty przewozimy do siedziby klienta w zapieczętowanych pojemnikach w czasie zależnym od pilności zamówienia, nie później niż w ciągu 24 h od chwili zgłoszenia zapotrzebowania (koszt zależny od ilości dokumentacji), dokumenty można przeglądać na miejscu w siedzibie naszej firmy (udostępniamy akta tylko osobom do tego upoważnionym przez klienta; dostęp natychmiast po stwierdzeniu ważności upoważnienia; bezpłatnie).